Tänk vad bra det är med e-post!

Att skicka och ta emot epost

Du skickar säkert flera e-postmeddelanden varje dag och får ta emot en hel del. Visst är det fantastiskt med e-post. Men hur sköter du ditt e-postande, är du duktig och kan kan bli ännu bättre på att både skicka, besvara, vidarebefordra och arkivera e-postmeddelanden?

I dag har ett frekvent e-postande ersatt många, om inte de flesta brev som tidigare skickades per post (numera kallad ”snigelpost”). E-post ersätter också olika typer av samtal, per telefon eller vid fysiska möten. Visst spar vi tid, energi och arbete genom att kommunicera via e-post och visst är det smidigt och bekvämt, men det är inte alltid helt enkelt att ersätta annan kommunikation med e-post och det händer ibland att det inte alls fungerar.

Betänk att vid ett samtal kan du uppmärksamma din samtalspartners reaktion på det du just sagt och på så sätt snabbt rätta till missförstånd, klarlägga något som uppfattats som oklart osv.

I ett vanligt brev har du dessutom gott om utrymme att utveckla ditt ärende.

När du väljer att i stället konversera via e-post krävs det, att du är tydlig, kortfattad och inte lämnar utrymme för några missuppfattningar.

Vi på Tolklitteratur vill gärna ge några tips och idéer om vad du kan tänka på när du e-postar. Tipsen nedan bör även gälla för e-post som skickas via mobil eller läsplatta.

Innan du skickar ditt meddelande

Innan du skickar ett e-postmeddelande ska du se till att det finns gott om utrymme i inkorgen för att ta emot det svar du förväntar dig. Det innebär att inkorgen inte får vara full. Det är också viktigt att inte e-post hamnar per automatik i skräppostkorgen. Det innebär att inställningarna för vad som hamnar i skräpkorgen bör ses över.

Exempel: När du beställer en bok genom Tolklitteraturs eller någon annans hemsida på ett så kallat kontaktformulär är det viktigt att bekräftelsen på din beställning når dig. Kontrollera dina programinställningar och ta för vana att öppna skräppostkorgen innan du tömmer den. Du vill ju inte radera viktig e-post.

Mottagare av ditt meddelande

Det är viktigt att du anpassar ditt meddelande till mottagaren. Ett meddelande till en myndighet, t ex en domstol, till en nära vän eller till din mormor utformas ju på helt olika sätt.

Ta noga reda på mottagarens namn, hur det stavas och om det är lämpligt att använda en yrkestitel. Det uppfattas som mycket oartigt att slarva med stavningen av andras namn och det är i allmänhet ganska enkelt att ta reda på den korrekta stavningen.

I princip utformas ett e-postmeddelande på samma sätt som ett vanligt brev. Börja med att fundera på hur du skulle ha formulerat ett vanligt brev till just den här mottagaren. Välj språk och ton som är passande i kontakter med mottagaren och till situationen i fråga.

Exempel: När du e-postar en bekräftelse på ett tolkuppdrag som du just blivit bokad till, hos exempelvis en advokat eller när du tackar ja till en fest nästa lördag. I de här meddelandena används säkert helt olika språk och ton.

Svarsfunktion

Ibland kan det vara klokt att använda svarsfunktionen, men absolut inte alltid. Använd den gärna för att ge mottagaren möjlighet att snabbt sätta sig in i och bli uppdaterad på sammanhanget. Dessutom kan man med hjälp av svarsfunktionen själv välja att uttrycka sig mindre omfattande och ingående.

Använd däremot inte svarsfunktionen i ett meddelande som är av äldre datum när du kontaktar personen i fråga i ett nyuppkommet ärende.

När meddelandet är en förfrågan

Kanske är ditt meddelande ett svar på t ex en förfrågan, som du valt att skicka runt bland dina kollegor för att höra vad de anser, innan du besvarar meddelandet. Tänk då på att konversationen med dina kollegor kanske inte är ämnad att följa med (bifogas) ditt slutliga svar på förfrågan.

Svara i stället med ett nytt meddelande och försäkra dig om att den interna konversationen inte bifogas.

Radera tidigare konversation

Ibland kan det faktiskt vara lämpligt att radera den konversation, som pågått i ett flertal tidigare e-postmeddelanden (visas normalt längst ner i textfältet) och i stället få en nystart i en konversation genom att klicka på nytt meddelande.

Ämnesraden

Ämnet ska vara tydligt, relevant, informativt och konkret. Diffusa ämnen som ”Tjena”, ”Diverse”, "apropå" eller att lämna raden tom, bör undvikas eftersom de inte säger något om meddelandets innehåll. Oftast är det endast ämnesraden som syns i inkorgen och inte sällan avgör om mottagaren ska öppna meddelandet eller radera det. Så använd ämnesraden klokt!

Exempel på ämnen:

• Saknar termlistor till Migrationskunskap
• Den nya boken Tolklära?
• Beställning av Juridik för tolkar

Kopia och hemlig kopia

När du skickar en kopia av ditt meddelande till en mottagare är det bra att sätta in adressen på raden kopia. Du bör även ange i början av meddelandet att det även går till någon annan som t ex ”cc Lars Persson” eller "kopia: Lars Persson". Vill du spara lite tid genom att skicka ut samma meddelande till flera mottagare men inte vill att det ska synas, kan du använda raden hemlig kopia. I tillraden skriver du förslagsvis din egen e-postadress.